Ayuda y preguntas frecuentes

Escribe en Acceso al Portal el código que te entregó tu empresa y presiona Ingresar. Cada persona tiene su propio código.

Si aún no tienes uno, puedes presionar Probar Demo Gratis para conocer el sistema con datos de ejemplo.

Si eres trabajador, pídeselo al administrador de tu empresa: él puede verlo o generar uno nuevo.

Si eres el administrador de la empresa, escríbenos a contacto@yoteaviso.cl desde tu correo registrado.

Es una protección de seguridad: después de varios códigos incorrectos, el acceso se bloquea por 10 minutos. Espera ese tiempo y vuelve a intentarlo, revisando que el código esté bien escrito (con guiones y sin espacios).

• Administrador: ve toda la nómina de su empresa y puede ingresar, modificar, dar de baja y eliminar trabajadores, cargar planillas y configurar los avisos.
• Usuario: ve toda la nómina y genera informes, pero no puede modificar datos.
• Trabajador: ve solo su propia ficha y el estado de sus documentos.

Presiona el botón rojo Cerrar Sesión, en la barra donde aparece el nombre de tu empresa. Hazlo siempre si usas un computador compartido.

1. Ve a la pestaña Nuevo Registro.
2. Escribe el RUT (obligatorio) y sus datos.
3. Ingresa las fechas de vencimiento de cada documento.
4. Si quieres que reciba su código de acceso por correo, deja marcada la casilla y asegúrate de ingresar su correo.
5. Presiona Guardar Trabajador.

Solo los códigos de administrador pueden ingresar trabajadores.

▶ Ver el tutorial en video

1. Ve a Nuevo Registro y escribe el RUT del trabajador.
2. Al salir del campo RUT, el sistema detecta que ya existe y completa sus datos actuales.
3. Cambia lo que necesites, por ejemplo la nueva fecha del examen, y presiona Guardar.

Se actualiza el mismo registro; no se crea uno duplicado. Para actualizar a muchos trabajadores a la vez, usa la Carga Masiva.

• Dar de baja (botón naranjo): el trabajador queda inactivo, su código deja de funcionar y ya no aparece en los avisos, pero se conserva su historial. Es lo recomendado cuando alguien se desvincula o cambia de empresa.
• Eliminar (botón rojo): borra el registro por completo. Úsalo solo para corregir un ingreso hecho por error.

Ambos botones están en la ficha del trabajador, en la pestaña Buscar RUT / Nombre.

Búscalo en Buscar RUT / Nombre. En su ficha aparecerá la marca DADO DE BAJA y un botón verde Reactivar. Al presionarlo, recupera su acceso y vuelve a los avisos.

1. Con el código de administrador de la empresa actual, búscalo y presiona Dar de Baja.
2. Cierra sesión y entra con el código de administrador de la nueva empresa.
3. En Nuevo Registro, ingrésalo con el mismo RUT y sus fechas de documentos.

El sistema le genera un código nuevo para la nueva empresa. Revisa los documentos que dependen de la empresa o de la faena, como el permiso de acceso, la inducción de faena y el anexo de contrato. Si solo cambia de faena dentro de la misma empresa, basta con editar su ficha.

En la pestaña Buscar RUT / Nombre, escribe parte del nombre o del RUT y elige de la lista, o presiona Buscar. Verás su ficha con el semáforo de cada documento y sus datos de contacto.

En la ficha del trabajador presiona Enviar Ficha por WhatsApp. Se abre WhatsApp con un resumen de sus documentos listo para enviar.

Solo documentos que vencen y que pueden dejar a un trabajador sin acceso a faena:

• Examen ocupacional
• Permiso de acceso
• Cédula de identidad (RUT)
• Licencia de conducir
• Licencia interna de conducción / operación
• Inducción DAS/ODI (vigencia anual)
• Inducción de faena
• Anexo de contrato

Además, cada empresa puede agregar un documento propio (ver más abajo).

Déjalo en blanco. En su ficha aparecerá como "No aplica", no cuenta como incumplimiento y no genera avisos. Por ejemplo, si un trabajador no maneja vehículos, deja vacías las licencias.

El examen ocupacional y el permiso de acceso son obligatorios: si quedan sin fecha, se muestran como pendientes.

1. Con un código de administrador, ve a la pestaña Notificaciones.
2. En Documento adicional propio de tu empresa, escribe su nombre, por ejemplo "Curso de Trabajo en Altura".
3. Presiona Guardar Configuración.

Desde ese momento aparece como un documento más: en las fichas, los filtros, los informes, la plantilla de carga masiva y los avisos por correo. Para quitarlo, deja el nombre en blanco y guarda.

El sistema la trata con vigencia anual. Ingresa su fecha de vencimiento o, si solo tienes la fecha en que se realizó, escríbela en el campo "¿Tienes la fecha en que se realizó?": el vencimiento se calcula solo, un año después.

La entrega de EPP no tiene una fecha de vencimiento: los elementos se reponen cuando se desgastan o dejan de proteger. Por eso no se controla en Yo Te Aviso, que está dedicado a documentos con vencimiento. Si necesitas controlar entregas de EPP, escríbenos a contacto@yoteaviso.cl.

1. Ve a la pestaña Carga Masiva.
2. Descarga la Plantilla Excel (recomendada) o la plantilla CSV.
3. Completa una fila por trabajador, sin cambiar los encabezados.
4. Selecciona el archivo y presiona Cargar y Procesar Registros.
5. Al terminar, descarga el listado de códigos generados.

▶ Ver el tutorial en video

Usa el formato AAAA-MM-DD, por ejemplo 2027-03-15 para el 15 de marzo de 2027. La plantilla Excel ya trae las columnas preparadas para ese formato.

▶ Ver el video: cuidado con los formatos

El sistema indica qué fila y qué dato tiene el problema; las filas correctas se cargan igual. Los errores más comunes son una fecha en otro formato, un RUT mal escrito o un correo sin @. Corrige esas filas en tu planilla y vuelve a cargarlas.

▶ Ver el video: cuidado con los formatos

Sí. Si un RUT ya existe en tu empresa, sus datos se actualizan con los de la planilla; si no existe, se crea. Es la forma más rápida de renovar muchas fechas a la vez.

Los documentos cuya columna no venga en tu planilla se mantienen como estaban. Las planillas antiguas siguen funcionando, pero conviene descargar la plantilla nueva para tener las columnas de todos los documentos.

Para nóminas de más de 50 personas, recomendamos desmarcar el envío automático de códigos y entregar los códigos con el listado que se descarga al terminar la carga. Así evitas que los correos se retrasen.

• Verde, vigente: vence en más de 30 días.
• Amarillo, por vencer: vence dentro de los próximos 30 días.
• Rojo, vencido: la fecha ya pasó y hay que renovarlo.

El sistema revisa los documentos todas las mañanas y envía un aviso cuando un documento está a 30, 15, 7 o 1 día de vencer, o vence ese día. Además, cada lunes llega un resumen con todo lo vencido y lo que vence en los próximos 30 días.

Con un código de administrador, ve a la pestaña Notificaciones, escribe los correos (supervisor, RRHH, prevención de riesgos, administrador de contrato) y presiona Guardar. Puedes dejar en blanco los que no uses.

• Revisa la carpeta de correo no deseado (spam) y marca el aviso como seguro.
• Confirma en Notificaciones que tu correo esté bien escrito.
• Recuerda que los avisos solo se envían los días en que algún documento llega a 30, 15, 7 o 1 día de vencer, más el resumen de los lunes.
• Los trabajadores dados de baja no se incluyen.

Si sigue sin llegar, escríbenos a contacto@yoteaviso.cl.

1. Ve a la pestaña Informes.
2. Elige qué documentos y qué estados incluir.
3. Presiona Ver vista previa para revisarlo.
4. Descárgalo en Excel o genera el PDF para imprimir.

El informe respeta la faena y especialidad elegidas en la parte superior.

La pestaña Vencidos / Por Vencer muestra de inmediato todos los casos que requieren acción. También puedes filtrar por estado en Informes.

Usa el selector Faena en la barra superior. Todas las pestañas e informes se ajustan a la faena elegida. La pestaña Por Faena muestra un resumen por cada obra.

En la pestaña Por Documento(s), selecciona uno o varios documentos (por ejemplo, licencia de conducir) y verás el estado de ese documento para cada trabajador.

Solo las personas con un código de tu empresa. Ninguna otra empresa puede ver tus datos, y cada trabajador ve solo su propia ficha. Más detalles en nuestra Política de Privacidad.

Puedes descargarlo en este enlace o desde el pie de página del portal. Tiene campos para completar en el computador.

Escríbenos a contacto@yoteaviso.cl o por WhatsApp al +56 9 7498 5039. Indica el nombre de tu empresa y, si puedes, una captura de pantalla.